A organização de um escritório é peça chave para o seu sucesso, pois quanto mais planejado o ambiente, melhor a produtividade de quem trabalha nele.
Empresas que são atentas à organização possuem menos riscos de atrasarem atividades, perderem documentos e até clientes. E não são só os papéis que deixam o ambiente poluído, o acúmulo de objetos são pontos que precisam de atenção e um lugar usado como guarda móveis é de grande ajuda, afirma o empresário Giulliano Schincariol Bordieri de Carvalho.
O mesmo acontece em escritórios particulares, onde a maioria dos casos de desorganização está presente. Gerenciar a papelada é de grande importância para se orientar também em tarefas feitas fora do ambiente empresarial, pois não seria nada profissional levar serviço para casa e retornar a empresa no outro dia com papéis aleatórios enquanto os necessários ficaram escondidos na bagunça de sua mesa em meio a contas, desenhos dos filhos e documentos pessoais.
Muitos acreditam que passando seus arquivos para o digital, o problema estará solucionado, porém se esquecem de que é de extrema necessidade ter as versões originais sempre à disposição, voltando assim ao ponto de onde começamos, a organização e o planejamento de seu ambiente de trabalho.
Separamos algumas dicas que irão ajudar, caso estiver com problemas nesse departamento, e vai se surpreender em como soluções simples podem te livrar de situações embaraçosas e de estresse desnecessário.
Organize seus documentos como a StockGuard Self Storage
1. Organize a mente antes de organizar os documentos
Pense em como irá utilizar os arquivos de acordo com a sua rotina de trabalho, imagine como é o seu dia a dia desde a hora que entra em seu escritório, até o final do dia e escreva em um papel, isso ajudará a pontuar os tópicos mais importantes para depois colocar o plano em ação, diminuindo o tempo que seria usado na organização e evitando gastos exagerados com pastas e caixas.
2. Crie o hábito de organização
Quando estamos trabalhando sempre ficamos em meio a uma montanha de papel, canetas, pastas e caixas. Até aí, tudo bem. O erro é achar que quando começar a trabalhar no dia seguinte você terá o mesmo controle da situação, se não deixar tudo arrumado antes de sair.
Por isso, aquela velha regrinha das nossas mães de “guardar os brinquedos depois de brincar”, serve para o trabalho também. Então arrume a bagunça e guarde cada papel em seu devido lugar assim que terminar de trabalhar.
3. Crie categorias para seus arquivos
Separar seus documentos em tópicos, como; data, cliente, assunto ou ordem alfabética, ajuda na hora em que for procurar algo específico.
Um dos meios mais utilizados na criação de categorias são as já citadas caixas e pastas usadas como guarda documento, nas quais é possível armazenar grande quantidade de informações e ainda por cima dar um toque na decoração no ambiente, se forem bem posicionadas.
Se não estiver afim de manter caixas e pastas à vista, ter um box na StockGuard Self Storage é uma ótima saída.
4. Crie uma planilha para organizar suas categorias
Quando for criar suas categorias para organização, crie junto uma planilha com o nome de cada caixa ou pasta e acrescente todos os arquivos que estiverem dentro das mesmas, facilitando a localização na hora que o tempo não estiver a seu favor e precisar encontrar algo para ontem, mantendo seu box sempre em dia.
5. Ame o seu local de trabalho
Não há motivos para manter arquivos, papéis, caixas, objetos, móveis e pastas em seu escritório se não estiverem sendo de grande utilidade em sua rotina, este acúmulo faz com que o aproveitamento do escritório como um todo perca seus benefícios e cause o atraso de grandes atividades.
Se reorganize e veja o que não está sendo mais utilizado e caso seja importante, o serviço de Self Storage hoje em dia é uma realidade.
Verifique também por quanto tempo é preciso guardar cada tipo de documento.
A StockGuard Self Storage é a alternativa de muitos escritórios no mundo todo, com espaços seguros, de excelente qualidade e ótima logística em sua organização. Com espaços individuais empresas e pessoas podem alugar boxes e até mesmo utilizar e acessá-los quando quiserem. Acesse nosso site e encontre uma unidade mais próxima de você e faça uma visita, certeza que terá um box do tamanho de sua necessidade.
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